O 5W2H nada mais é do que um simples formulário com 7 colunas que devem ser preenchidas de acordo com as respostas para as conhecidas WH questions do inglês, 5W – WHAT, WHY, WHEN, WHERE, WHO e 2H – HOW e HOW MUCH, perceba que ao responder essas perguntas você terá uma tarefa descrita claramente, de forma que ficará fácil identificar se realmente tal ação nos levará para um outro patamar estratégico. Os próximos parágrafos falaremos detalhadamente de cada fase, propondo um modelo de acompanhamento ao final.
WHAT – O que deve ser feito para atingirmos o nosso objetivo estratégico? Com certeza um objetivo terá mais de uma ação, definir as ações certas será fundamental para alcançarmos os objetivos, gosto muito de uma frase de Winston Churchill que diz: “Das palavras as mais simples, das mais simples as mais curtas”, sempre procuro usar esta sugestão na elaboração das ações para atingirmos o nosso objetivo. A elaboração dessas ações é um ótimo exercício para realizar em grupos.
WHY – Talvez esta seja a pergunta que mais devemos fazer em gestão, por que? Quanto mais estressamos os dados, mais encontramos possibilidades de melhoria, então ao definir a ação, precisaremos entender o porquê tal ação conseguirá nos levar a atingir nosso objetivo, caso consigamos ter uma resposta convincente, provavelmente temos uma boa ação e sabemos perfeitamente o porquê devemos seguir com ela.
WHEN – Definimos ação, identificamos o porquê dela e confirmamos que isso nos levará ao objetivo, precisamos agora saber, quando iremos implantar, nesse ponto gosto de dividir quando iniciaremos e quando finalizaremos a ação, gosto de fazer assim pois facilita nas reuniões de acompanhamento identificarmos o que está ou não em atraso e as ações mitigatórias que devemos tomar.
WHERE – Ações sempre serão implementadas em algum lugar, pode ser um setor, um parceiro, etc, exemplo, ações para captação de novos alunos, será realizada em uma escola, ou busca de parcerias com médicos e fisioterapeutas para aumentar a captação de alunos para reabilitação. Neste caso podemos ter mais de um lugar.
WHO – Para finalizarmos a primeira fase, definiremos quem será o RESPONSÁVEL pela ação, coloco em caixa alta, porque não gosto de ter mais de um responsável, como diz o ditado, Cachorro com dois donos ou morre de fome ou come demais, podemos até abrir uma nova coluna e definir equipe de apoio, mas colocar mais de um responsável é, na minha opinião, um grande risco para a ação. Outro ponto que deve ser levado em consideração é o nível de maturidade profissional do responsável, quanto mais sênior for o profissional, menos ele precisa ser acompanhado, o inverso é proporcional, se tenho um profissional Júnior, precisaremos realizar um acompanhamento mais próximo para garantir que a tarefa ocorra como planejado.
HOW – Nessa coluna, colocaremos o passo-a-passo para realização da tarefa, essa elaboração deverá seguir uma ordem cronológica dos acontecimentos, quanto maior a riqueza de detalhes melhor, para se ter a certeza que contemplamos todas as possibilidades.
HOW MUCH – Finalizando, precisaremos definir quanto custará a ação, para trabalharmos um orçamento de forma inteligente e analisando se realmente o custo benefício da ação vale a pena, definir detalhadamente o custo da ação para evitar surpresas, muitas ações são iniciadas sem um correto orçamento e acabam sendo abandonadas em razão da falta de recurso ou da falta de viabilidade para o objetivo e o negócio.
Abaixo relaciono 05 dicas para a elaboração do 5W2H eficiente.
- É no obvio que estão as melhores possibilidades, pois temos uma tendência de não analisar o óbvio.
- 2 Cabeças pensam melhor que 1, um planejamento deve envolver membros da gestão da empresa, você sozinho não terá as respostas para tudo.
- Small is Beatiful, busque o simples, existe sempre uma solução simples para um problema complexo.
- Coloque o cliente no centro das decisões, afinal é ele que deve perceber o valor naquilo que está fazendo.
- Satisfazer o cliente pode quebrar a empresa, invista naquilo que ele está disposto a pagar.
