Imagine um barco em alto mar sem um GPS ou bússola: o comandante sabe de onde veio e para onde deseja ir, mas não sabe onde está. Falta uma referência, um indicador para decidir em que direção avançar. Nesse caso, com 2/3 do planeta cobertos por água essa dúvida coloca em risco toda a tripulação e o próprio barco.
Como consultor, há mais de vinte anos já não me surpreende ao iniciar um estudo de viabilidade de uma empresa e não encontrar arquivos de relatórios sobre a situação financeira da mesma. É muito comum, principalmente nas micro e pequenas empresas, a confusão de pessoa física com jurídica no caixa da instituição. Contas pessoais se misturam com as obrigações mensais e quase nunca figuram nas saídas de retirada dos sócios em forma de salário ou pró-labore. É uma verdadeira bagunça!
Na ausência de relatórios, o pensamento é que nunca está bom. “Mereço ganhar mais… sou o dono da empresa…” Nem mesmo ele sabe mensurar o problema, mas busca uma solução como o comandante sem bússola.
Caso essa situação lhe pareça um espelho, vamos arrumar a casa!
Princípio básico da administração é contar tudo.
Como qualquer ação ou reação na empresa acaba repercutindo no caixa, comecemos por ele.
Relatórios mensais são os mais indicados para iniciarmos o trabalho. Sempre que indico que o gestor construa esses relatórios ouço a mesma pergunta: “Existe um programa ou aplicativo para facilitar?” Existem diversos programas e aplicativos financeiros para isso. Mas, será que você precisa mesmo deles?
Lembro do Sr. Enio. Ele era o tesoureiro de uma das corretoras da bolsa de valores na qual trabalhei. Em 1985, a direção contratou um consultor para informatizar a empresa implantando um sistema e doze computadores. Senhor Enio, sempre muito calmo, do auge dos seus setenta e dois anos continuava fechando seu caixa com uma cartolina, um lápis e uma borracha. Levou anos e bastante investimento para que o engenheiro da IBM conseguisse adaptar o tal sistema e alcançasse com precisão os resultados que o senhor Enio tranquilo e calmo aferia diariamente.
Que tal simplificar? Um papel, um lápis ou caneta registram as mesmas informações e chegam ao mesmo resultado que afirmo que você deve saber. Crie o hábito de anotar tudo: todas as receitas diárias e suas origens; da mesma forma aja em relação às despesas. Depois, some as duas colunas separadamente e subtraia o total de uma pela outra e encontrará o resultado operacional do período. Saldos bancários, empréstimos, contas a pagar e créditos a receber também farão parte desse relatório, bem como o estoque e o capital de giro.
Aos poucos, levará menos tempo para construir esse documento. Sim, esse relatório é um documento que norteará suas decisões sobre o futuro dessa empresa. É natural que se lembre depois de algum item esquecido e o inclua posteriormente.
Agora nosso comandante terá um norte a seguir ciente das condições do mar e da distância que terá que percorrer até seu porto seguro.
Vamos em frente. Um dia de cada vez. Bons negócios e boa sorte!
